ACTUALITÉ
Piste d’audit fiable : ce que l’auditeur vérifie réellement
La piste d’audit fiable est l’ensemble des contrôles documentés qui permettent de relier une facture à l’opération qu’elle constate. C’est une obligation fiscale ancienne, redevenue centrale avec la dématérialisation. Voici ce qu’un auditeur regarde, et ce qu’il trouve le plus souvent.
01 · LA DÉFINITION
Ce que recouvre la piste d’audit fiable
Le Code général des impôts impose que trois qualités soient garanties pour toute facture, de son émission à la fin de sa période de conservation : l’authenticité de son origine, l’intégrité de son contenu et sa lisibilité. La piste d’audit fiable est l’un des moyens admis pour les garantir, à côté de la signature électronique qualifiée et de l’échange de données informatisé.
Concrètement, il s’agit de contrôles documentés et permanents qui établissent le lien entre la facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui la fonde. Le mot important est documentés : un contrôle qui existe dans les pratiques mais nulle part sur le papier n’est pas opposable à un vérificateur.
Authenticité de l’origine
L’assurance de l’identité du fournisseur ou de l’émetteur de la facture.
Intégrité du contenu
L’assurance que les mentions de la facture n’ont pas été modifiées après émission.
Lisibilité
La possibilité de lire la facture sans difficulté pendant toute la durée de conservation, y compris après changement d’outil.
02 · LES TRAVAUX
Ce que l’auditeur examine
Nous examinons la chaîne complète qui conduit de l’événement de gestion à l’écriture comptable : interfaces entre les applications métier et la comptabilité, contrôles automatiques et blocages, gestion des exceptions et des écritures manuelles, piste d’audit permettant de remonter d’un solde à sa justification.
Les points de contrôle
- La reconstitution en sens inverse. Partir d’un solde comptable et remonter jusqu’au bon de commande, au bon de livraison et au contrat. Si la chaîne se rompt à une étape, la piste n’est pas fiable.
- Le rapprochement à trois voies. Commande, réception, facture. L’existence d’un blocage automatique en cas d’écart, et le traitement documenté des exceptions.
- Les écritures manuelles. Une attention particulière est portée aux écritures passées en fin d’exercice et aux droits qui permettent de les enregistrer.
- La séparation des tâches. Le respect des incompatibilités élémentaires entre saisie, validation et paiement. C’est le domaine où nous relevons le plus d’anomalies.
- Les habilitations. Politique d’attribution et de revue des droits, existence de comptes génériques ou partagés, sort des comptes des salariés partis, étendue des droits d’administration.
- La conservation. Durée, format, intégrité et accessibilité des factures et des pièces justificatives, y compris après migration d’outil.
03 · LES DÉFAILLANCES
Ce que l’on trouve le plus souvent
Les défaillances relevées sont rarement spectaculaires. Elles tiennent presque toujours à une documentation absente plutôt qu’à un contrôle inexistant.
La procédure n’est pas écrite
Les équipes appliquent des contrôles réels, cohérents, mais rien ne les décrit. Le jour du contrôle, l’entreprise ne peut démontrer ni la permanence ni le périmètre de ces contrôles.
Les exceptions ne sont pas tracées
Le rapprochement automatique fonctionne, mais les écarts sont débloqués manuellement sans conservation du motif ni de l’identité de celui qui a validé.
Les droits ne sont jamais revus
Les habilitations s’empilent au fil des changements de poste. Un même utilisateur finit par pouvoir créer un fournisseur, saisir une facture et déclencher son paiement.
La migration a coupé la chaîne
Le changement d’ERP ou d’outil de facturation laisse les pièces antérieures dans un système que plus personne n’interroge. La lisibilité n’est plus garantie sur la durée de conservation.
04 · LA DÉMATÉRIALISATION
Ce que la facturation électronique change
La généralisation de la facturation électronique modifie les modalités techniques, pas le principe. Le passage par des canaux normalisés apporte de la garantie sur l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu, ce qui allège la démonstration à produire sur ces deux points.
Ce que la dématérialisation ne fait pas disparaître, c’est l’exigence de rattachement de la facture à l’opération réelle. Savoir qu’une facture est authentique ne dit pas que la prestation a été rendue ni que le prix correspond à ce qui était convenu. Ce lien-là reste à établir, et il reste à documenter.
Une précision sur le calendrier
Les échéances du dispositif national de facturation électronique ont été modifiées à plusieurs reprises. Nous ne publions volontairement pas de tableau de dates : la date qui vous concerne dépend de votre taille et de votre situation, et doit être vérifiée au cas par cas plutôt que lue dans un article.
POUR ALLER PLUS LOIN
Audit du système d’information
La page de mission détaille les domaines examinés, le déroulement des travaux et la méthode de fixation des honoraires.
05 · QUESTIONS FRÉQUENTES
Questions fréquentes
La piste d’audit fiable est-elle obligatoire pour toutes les entreprises
L’exigence de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures s’impose à tout assujetti. La piste d’audit fiable est l’un des moyens admis pour y répondre, et le plus courant en pratique.
Un logiciel certifié suffit-il
Non. Un outil peut garantir l’intégrité d’une facture sans documenter le lien entre cette facture et l’opération qu’elle constate. C’est ce lien, et sa traçabilité, qui constitue la piste d’audit.
Quelle différence avec les travaux du commissaire aux comptes
Le commissaire aux comptes prend connaissance de l’environnement informatique pertinent pour l’élaboration de l’information financière et apprécie les contrôles qui s’y rattachent. Sur des systèmes complexes, cet examen justifie des travaux spécialisés. Une revue de piste d’audit peut aussi être conduite en mission contractuelle, hors de tout mandat.
Combien de temps dure une revue de piste d’audit
De une à six semaines selon le périmètre, le nombre de flux et d’applications concernés, et la disponibilité de la documentation existante.
Par quoi commencer si rien n’est documenté
Par la description écrite du circuit d’achat et du circuit de vente, en partant de l’événement de gestion et non de la comptabilité. Cette description est le socle de tout le reste, et elle se rédige en interne.
SIGNATURE
Serge Bottoli
Associé, commissaire aux comptes, Experial Auditors
Associé du cabinet, il conduit les audits du système d’information et les missions de conformité technique, en appui des mandats et en mission contractuelle.
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