VOUS ÊTES
Organismes de formation
Les seuils de nomination d’un commissaire aux comptes fixés par le code du travail sont très inférieurs à ceux du droit commun. Un organisme de taille modeste peut donc être tenu de faire certifier ses comptes. Voici les règles applicables.
01 · VOS OBLIGATIONS
Les obligations comptables des organismes de formation
Les prestataires d’actions de formation professionnelle relèvent d’un régime comptable propre, défini par le code du travail. Ce régime s’ajoute aux obligations de droit commun attachées à la forme juridique de la structure, association, société commerciale ou entreprise individuelle.
La déclaration d’activité
Tout prestataire doit déclarer son activité auprès de la préfecture de région dans les trois mois suivant la conclusion de sa première convention de formation. Le numéro de déclaration d’activité conditionne l’accès aux financements mutualisés.
La comptabilité séparée
L’organisme dont l’activité de formation n’est pas exclusive doit suivre de manière distincte les produits et charges qui s’y rattachent. Cette séparation est la base de tous les contrôles ultérieurs.
La certification des comptes
Au-delà de seuils fixés par le code du travail, l’organisme doit désigner un commissaire aux comptes, quelle que soit sa forme juridique. Le détail figure dans la section suivante.
Le bilan pédagogique et financier
Chaque organisme déclaré transmet annuellement un état de son activité et de ses ressources à l’administration. Sa cohérence avec la comptabilité fait l’objet de contrôles.
Ces obligations sont contrôlées par les services régionaux de contrôle de la formation professionnelle. Un manquement peut conduire à l’annulation de la déclaration d’activité, au reversement des fonds perçus, ou au refus de renouvellement de la certification Qualiopi. La rigueur de l’organisation comptable n’est donc pas une exigence formelle : elle conditionne la poursuite de l’activité.
02 · LES SEUILS
À partir de quand nommer un commissaire aux comptes
Le décret n°2024-152 du 28 février 2024 a fixé les seuils applicables aux organismes de formation. Deux des trois critères doivent être dépassés pour que l’obligation naisse. Ces seuils sont sensiblement inférieurs à ceux du droit commun des sociétés, ce qui rend l’obligation applicable à des structures de taille modeste.
| Critère | Bilan | Ressources | Salariés |
|---|---|---|---|
| Organisme de formation | 230 000 € | 153 000 € | 3 |
Le seuil de ressources s’entend du chiffre d’affaires hors taxes. Un organisme de formation peut donc être tenu de faire certifier ses comptes très en deçà des seuils applicables aux sociétés commerciales, qui sont de 5 000 000 euros de bilan, 10 000 000 euros de chiffre d’affaires et 50 salariés.
Deux conséquences pratiques méritent l’attention des dirigeants. D’une part, un organisme constitué en société par actions simplifiée peut relever de l’obligation au titre du code du travail alors qu’il en est dispensé au titre du code de commerce : c’est le régime le plus exigeant qui s’applique. D’autre part, une association exerçant une activité de formation cumule les deux régimes, et doit vérifier sa situation au regard de chacun.
03 · LE BILAN PÉDAGOGIQUE ET FINANCIER
Le bilan pédagogique et financier
Le bilan pédagogique et financier est la déclaration annuelle par laquelle l’organisme rend compte à l’administration de son activité de formation et de l’origine de ses ressources. Il est transmis par voie dématérialisée, chaque année, pour l’exercice comptable clos.
Les points de contrôle les plus fréquents
- La concordance avec la comptabilité. Les produits déclarés au bilan pédagogique et financier doivent se rapprocher des comptes de l’exercice. Un écart non expliqué est le premier motif d’observation lors d’un contrôle administratif.
- La ventilation par origine des fonds. Financements par les opérateurs de compétences, par les entreprises, par les pouvoirs publics, par les particuliers : chaque catégorie appelle des règles de justification distinctes.
- Le traitement de la sous-traitance. Les prestations achetées à d’autres organismes et celles réalisées pour le compte de tiers font l’objet de lignes séparées, dont l’inversion est une erreur courante.
- Le rattachement des produits à l’exercice. Les actions de formation à cheval sur deux exercices imposent un calcul de produits constatés d’avance cohérent avec la réalité de l’exécution.
- Le décompte des heures et des stagiaires. Les volumes déclarés doivent être justifiés par les feuilles d’émargement et les documents de suivi de l’exécution.
Lorsque nous exerçons un mandat de commissaire aux comptes dans un organisme de formation, l’examen de la cohérence entre le bilan pédagogique et financier et les comptes annuels fait partie des travaux conduits. Nous signalons les écarts au dirigeant avant qu’ils ne soient relevés par un contrôle administratif.
04 · LE DÉROULEMENT
Comment se déroule la mission
La mission suit le cadre normatif du commissariat aux comptes, appliqué aux risques propres au secteur de la formation professionnelle : reconnaissance du revenu, justification de l’exécution des actions, traçabilité des financements mutualisés.
Prise de connaissance
Analyse du modèle économique, des sources de financement, du dispositif de suivi pédagogique et de l’articulation entre l’activité de formation et les autres activités.
Revue du contrôle interne
Examen du circuit contractuel, du suivi des conventions, des feuilles d’émargement et des procédures de facturation aux opérateurs de compétences.
Reconnaissance du revenu
Contrôle du rattachement des produits à l’exercice, du traitement des actions pluriannuelles et des acomptes reçus.
Concordance déclarative
Rapprochement entre les comptes annuels, le bilan pédagogique et financier et les états produits aux financeurs.
Rapports
Rapport sur les comptes annuels et rapport spécial sur les conventions réglementées, présentés à l’organe appelé à approuver les comptes.
Restitution
Point avec la direction sur les constats de la mission et les axes de fiabilisation de l’organisation comptable et déclarative.
05 · LES HONORAIRES
Comment sont fixés les honoraires
Aucun barème ne s’applique. Les honoraires découlent du budget d’heures nécessaire à l’exécution de la mission dans le respect des normes d’exercice professionnel. Ce budget est arrêté avec l’organisme avant l’acceptation du mandat et figure dans la lettre de mission.
Les facteurs qui déterminent le budget d’heures
- Le nombre et la diversité des sources de financement, chacune appelant des diligences de justification spécifiques.
- Le volume d’actions de formation et leur mode de réalisation : présentiel, distanciel, apprentissage, alternance, chaque modalité ayant ses propres exigences de traçabilité.
- L’existence d’une activité de sous-traitance, en amont comme en aval, et le nombre de partenaires concernés.
- La coexistence avec d’autres activités et la qualité de la comptabilité séparée qui en rend compte.
- Le degré d’informatisation du suivi pédagogique et la fiabilité des états produits par les outils de gestion.
- L’existence d’un centre de formation d’apprentis, qui ajoute un régime de financement et de contrôle propre.
Nous remettons une proposition détaillée après un entretien de cadrage. Demandez une proposition d’honoraires en précisant votre chiffre d’affaires de formation, votre effectif et vos principaux financeurs.
06 · QUESTIONS FRÉQUENTES
Questions fréquentes
Notre organisme est une SAS sous les seuils du code de commerce, sommes-nous concernés
Oui, si vous dépassez deux des trois seuils propres aux organismes de formation. Le régime du code du travail s’applique indépendamment de la forme juridique et de la situation au regard du code de commerce. C’est le régime le plus exigeant qui détermine l’obligation.
La certification Qualiopi dispense-t-elle de la certification des comptes
Non. Ce sont deux dispositifs sans lien juridique. Qualiopi atteste de la conformité du processus qualité au référentiel national et conditionne l’accès aux financements publics et mutualisés. La certification des comptes porte sur la régularité et la sincérité des états financiers. Les deux peuvent être requises simultanément.
Le commissaire aux comptes contrôle-t-il le bilan pédagogique et financier
Le bilan pédagogique et financier n’est pas un document soumis à certification. En revanche, sa cohérence avec les comptes annuels entre dans le champ de la prise de connaissance de l’entité et des vérifications spécifiques. Un écart significatif constitue un indice de risque que nous portons à la connaissance de la direction.
Que risque un organisme dont la comptabilité séparée est insuffisante
Lors d’un contrôle, l’impossibilité d’isoler les produits et charges de l’activité de formation peut conduire au rejet des dépenses déclarées et au reversement des fonds perçus. La mise en place d’une comptabilité analytique cohérente avec le bilan pédagogique et financier est le premier chantier à traiter.
Nous exploitons un centre de formation d’apprentis, cela change-t-il la mission
Le régime de financement des centres de formation d’apprentis, fondé sur les niveaux de prise en charge, appelle des contrôles supplémentaires sur le décompte des apprentis, les dates d’entrée et de sortie et le rattachement des produits. Le budget d’heures en tient compte.
Peut-on nommer un commissaire aux comptes avant d’atteindre les seuils
Oui. La nomination volontaire est possible et se pratique lorsque des financeurs ou des partenaires en font la demande. Elle ouvre droit à un mandat de trois exercices au lieu de six, d’une étendue proportionnée à la taille de l’entité, ou peut prendre la forme d’une mission contractuelle d’audit à périmètre défini.
Nos missions pour les organismes de formation
Selon votre situation, l’une de ces missions correspond à votre besoin.
Commissariat aux comptes
Certification annuelle des comptes dans le cadre d’un mandat de six exercices, au titre du code du travail ou du code de commerce.
Audit du système d’information
Examen de la fiabilité des outils de suivi pédagogique et de facturation, et de la piste d’audit entre les données de gestion et la comptabilité.
Évaluation et due diligence
Analyse financière préalable à la cession, à l’acquisition ou au rapprochement d’un organisme de formation.
Commissaire aux apports
Évaluation des apports en nature lors d’une constitution de société ou d’un apport de fonds de commerce de formation.
SIGNATURE
Serge Bottoli
Associé, commissaire aux comptes, Experial Auditors
Associé du cabinet, il intervient sur les audits sectoriels et les régimes de certification spécifiques, dont ceux applicables aux prestataires d’actions de formation professionnelle.
Faire le point sur votre situation
Un échange de cadrage suffit généralement à déterminer si vous êtes assujetti et, le cas échéant, à quelles conditions. Écrivez-nous ou choisissez un créneau de trente minutes.