MISSION
Audit de conformité logiciel des offices
Les offices de commissaires de justice et les offices notariaux tiennent une comptabilité réglementée, produite par des logiciels dédiés. Nous attestons la conformité de ces outils aux exigences applicables à la profession.
Les offices de commissaires de justice et les offices notariaux exercent sous un régime comptable propre. Ils manient des fonds détenus pour le compte de tiers, qui font l’objet d’une comptabilité spéciale, distincte de celle de l’office, et sont soumis à des contrôles périodiques de leurs instances professionnelles.
Les logiciels qui produisent cette comptabilité portent donc une responsabilité particulière. Ils doivent garantir que les écritures sont inaltérables, que les opérations sont traçables et que les données sont conservées et restituables dans les formes attendues.
Experial Auditors conduit des missions d’audit de conformité de ces logiciels, aux côtés des éditeurs qui les développent comme des offices qui les utilisent. C’est une spécialité rare, qui suppose de connaître à la fois les exigences comptables générales et le fonctionnement particulier de ces professions.
01 · LE CONTEXTE
Pourquoi ces logiciels font l’objet d’une attention particulière
Trois caractéristiques distinguent la comptabilité d’un office de celle d’une entreprise ordinaire.
La séparation des fonds
Les sommes détenues pour le compte des clients ne se confondent jamais avec les ressources de l’office. Le logiciel doit rendre cette séparation structurelle, et non déclarative.
La traçabilité des mouvements
Chaque opération portant sur des fonds de tiers doit pouvoir être rattachée à un dossier et à un mandant identifiés, et reconstituée dans son intégralité.
Le contrôle externe
L’office est soumis à des inspections périodiques qui portent notamment sur la tenue de sa comptabilité. La capacité du logiciel à produire les états et extractions attendus conditionne directement le bon déroulement de ces contrôles.
02 · NOTRE AUDIT
Ce que couvre notre audit de conformité
Inaltérabilité des écritures
Nous vérifions qu’une écriture validée ne peut plus être modifiée ni supprimée, que toute correction passe par une écriture d’annulation ou d’extourne conservant la trace de l’opération initiale, et que la numérotation des pièces est continue et sans rupture.
Traçabilité et journalisation
Sont examinés l’existence d’un journal des événements enregistrant les actions significatives, l’identification de l’utilisateur à l’origine de chaque opération, l’horodatage des enregistrements, et l’impossibilité pour un utilisateur, y compris disposant de droits étendus, de purger ces journaux.
Conservation et restitution des données
Nous contrôlons la durée de conservation paramétrée, les modalités d’archivage, et la capacité du système à restituer les données dans un format exploitable. La production du fichier des écritures comptables, exigible en cas de contrôle de l’administration fiscale pour toute comptabilité tenue au moyen de systèmes informatisés, fait l’objet d’une vérification spécifique, tant sur sa structure que sur la cohérence de son contenu avec les états comptables.
Séparation des comptabilités et des fonds
Nous vérifions que l’architecture du logiciel garantit la distinction entre les fonds de l’office et les fonds détenus pour le compte de tiers, que les rapprochements entre les soldes comptables et les soldes bancaires sont produits par le système, et que les états de justification attendus lors des contrôles professionnels peuvent être générés.
Habilitations et sécurité
Sont revus la gestion des profils utilisateurs et la séparation des tâches sensibles, la robustesse de l’authentification, le dispositif de sauvegarde et les tests de restauration, ainsi que la protection des données personnelles traitées, au regard des obligations du RGPD.
03 · LE DÉROULEMENT
Le déroulement de la mission
01
Cadrage
Délimitation du périmètre fonctionnel audité et de la version du logiciel concernée.
02
Analyse documentaire
Examen de la documentation technique et fonctionnelle, des spécifications et des procédures d’exploitation.
03
Tests en environnement
Mise en oeuvre de scénarios visant à éprouver les contrôles annoncés, notamment les tentatives de modification d’écritures validées et de suppression de journaux.
04
Vérification des extractions
Contrôle de la structure et de la cohérence des fichiers produits par le système.
05
Entretiens
avec les équipes de développement de l’éditeur ou les responsables de l’office.
06
Rapport et attestation
portant sur la version auditée.
04 · LE RAPPORT
Le rapport et sa portée
Le rapport présente le périmètre audité, la version précise du logiciel concernée, les diligences conduites et les constats par domaine. Les écarts relevés sont hiérarchisés selon leur criticité, en distinguant ceux qui font obstacle à la conformité de ceux qui appellent une amélioration.
Un point de portée mérite d’être clairement posé : l’attestation vaut pour la version auditée du logiciel, à la date des travaux. Toute évolution significative du produit appelle un réexamen. Nous le rappelons systématiquement aux éditeurs, car une attestation présentée comme pérenne alors que le logiciel a évolué perd toute valeur.
05 · LES HONORAIRES
Éditeurs et offices : deux angles de la même mission
Nous intervenons dans deux configurations distinctes.
Pour un éditeur, l’audit porte sur le produit lui-même, indépendamment de son déploiement. Il permet de justifier auprès des offices clients et de leurs instances de contrôle que la solution proposée satisfait aux exigences applicables.
Pour un office, l’audit porte sur l’usage effectif de l’outil : paramétrage retenu, habilitations réellement attribuées, pratiques de saisie et de validation. Un logiciel conforme mal paramétré ne produit pas une comptabilité conforme. C’est un constat que nous formulons régulièrement.
06 · QUESTIONS FRÉQUENTES
Les documents à préparer
07 · QUELS DÉLAIS PRÉVOIR
Quels délais prévoir
Une mission portant sur un périmètre fonctionnel délimité se conduit en deux à quatre semaines. Un audit complet couvrant l’ensemble des modules comptables d’une solution métier demande de quatre à huit semaines, selon le niveau de documentation disponible et la disponibilité des équipes techniques.
08 · COMMENT SONT FIXÉS LES HONORAIRES
Comment sont fixés les honoraires
La mission est contractuelle et fait l’objet d’une lettre de mission préalable. Les honoraires reflètent le temps nécessaire, déterminé par l’étendue du périmètre fonctionnel, la complexité de l’architecture, la qualité de la documentation existante, la profondeur des tests attendus et le fait qu’il s’agisse d’un premier audit ou du réexamen d’une version.
Un réexamen consécutif à une évolution de version mobilise sensiblement moins de travaux qu’un audit initial. Présentez-nous votre contexte via notre formulaire de contact pour recevoir une proposition.
09 · FAIRE AUDITER VOTRE SOLUTION
Faire auditer votre solution
Que vous éditiez un logiciel destiné aux offices ou que vous exploitiez un office et souhaitiez sécuriser votre comptabilité avant un contrôle, présentez-nous votre contexte via notre formulaire de contact.
10 · QUESTIONS FRÉQUENTES
Questions fréquentes
Qui doit faire réaliser cet audit
L’éditeur, pour justifier de la conformité de sa solution auprès des offices clients et de leurs instances de contrôle. L’office lui-même, pour s’assurer que l’usage qu’il fait de l’outil est conforme aux exigences de sa profession.
L'attestation est-elle valable indéfiniment
Non. Elle porte sur la version auditée à la date des travaux. Une évolution significative du logiciel appelle un réexamen.
Un logiciel conforme garantit-il une comptabilité conforme
Non. Le paramétrage retenu, les habilitations attribuées et les pratiques de saisie déterminent le résultat effectif. C’est pourquoi l’audit d’un office porte sur l’usage, et pas seulement sur l’outil.
Quelle différence avec un audit du système d'information
L’audit du système d’information couvre l’ensemble de l’environnement informatique d’une organisation. L’audit de conformité logiciel porte spécifiquement sur un produit et sur sa capacité à satisfaire des exigences réglementaires déterminées.
Intervenez-vous pendant le développement
Nous pouvons examiner des spécifications en amont et signaler les points susceptibles de faire obstacle à la conformité. La démarche est nettement plus économique qu’une reprise de développement après un audit défavorable.
Sur quel territoire intervenez-vous
Sur l’ensemble du territoire national. Les missions auprès d’éditeurs se conduisent en grande partie à distance, avec des interventions sur site pour les phases de test.
SIGNATURE
Sylvie Castel-Sames, associée commissaire aux comptes chez Experial Auditors, inscrite sur la liste nationale des commissaires aux comptes tenue par la H2A. Elle supervise les missions d’audit de conformité des logiciels destinés aux offices de commissaires de justice et aux offices notariaux.