Présentation de la mission

L’audit de conformité des logiciels utilisés par les offices d’huissiers de justice est une mission spécialisée visant à vérifier que les outils informatiques employés, notamment pour la gestion des actes, des significations et des procédures, respectent les exigences légales, réglementaires et déontologiques applicables à la profession. Chez Expérial Auditors, nous réalisons cette mission avec rigueur et expertise, en conformité avec les normes professionnelles de la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes (CNCC) et les réglementations spécifiques encadrant les huissiers de justice, notamment celles édictées par la Chambre Nationale des Commissaires de Justice (CNCJ).

Cette mission consiste à évaluer la conformité des logiciels aux obligations légales, telles que la sécurisation des données, la traçabilité des opérations, la protection des informations personnelles (RGPD) et le respect des normes comptables et procédurales. Elle vise à garantir que les outils numériques utilisés par les offices d’huissiers de justice assurent une gestion fiable, sécurisée et conforme des activités, tout en protégeant les intérêts des clients et des parties prenantes.

Chez Expérial Auditors, nous combinons notre expertise en audit avec une connaissance approfondie des spécificités de la profession d’huissier de justice. Nos équipes analysent les logiciels en tenant compte des exigences réglementaires et des besoins opérationnels des offices, fournissant des recommandations concrètes pour optimiser la conformité et la performance des outils informatiques.

Points clés de la mission d’audit de conformité des logiciels

• Vérification de la conformité réglementaire : Contrôle que les logiciels respectent les exigences légales et déontologiques, notamment celles du Code de procédure civile, du RGPD et des normes de la CNCJ.

• Sécurisation des données : Évaluation des mesures de protection des données personnelles et professionnelles (chiffrement, gestion des accès, sauvegardes) pour garantir leur confidentialité et intégrité.

• Traçabilité des opérations : Analyse des fonctionnalités du logiciel pour assurer une traçabilité complète des actes, significations et procédures, conformément aux obligations professionnelles.

• Fiabilité des processus comptables : Vérification que les modules comptables du logiciel respectent les normes du Plan Comptable Général (PCG) et les exigences spécifiques des offices d’huissiers.

• Rapport détaillé : Production d’un rapport structuré, destiné aux responsables de l’office, détaillant les constats, les écarts éventuels et les recommandations pour remédier aux non-conformités.

• Accompagnement personnalisé : Approche adaptée aux spécificités de l’office (taille, volume d’actes, complexité des logiciels) pour fournir des solutions pratiques et efficaces.

• Prévention des risques : Identification des vulnérabilités informatiques ou réglementaires susceptibles d’entraîner des sanctions, des litiges ou des pertes opérationnelles.

Seuils et obligations pour faire appel à un commissaire aux comptes

L’audit de conformité des logiciels des offices d’huissiers de justice n’est pas systématiquement soumis à une obligation légale de recours à un commissaire aux comptes, sauf dans des cas spécifiques où l’office est organisé sous une forme sociétale soumise à l’audit légal ou lorsque des exigences réglementaires particulières s’appliquent. Voici les détails des seuils et obligations :

Cas où un commissaire aux comptes est requis :

• Offices organisés sous forme de société : Si l’office d’huissier de justice est constitué sous une forme sociétale (par exemple, SELARL, SELAS, ou autre société soumise au Code de commerce), la nomination d’un commissaire aux comptes peut être obligatoire en fonction des seuils suivants (conformément à la loi PACTE, 2019) :

  • Pour les sociétés anonymes (SA) et sociétés en commandite par actions (SCA) : Obligatoire, sauf si la société ne dépasse pas deux des trois seuils suivants à la clôture de l’exercice :

    • Total du bilan : 4 000 000 €

    • Chiffre d’affaires hors taxes : 8 000 000 €

    • Nombre moyen de salariés : 50

  • Pour les sociétés par actions simplifiées (SAS) et sociétés à responsabilité limitée (SARL) : Obligatoire si la société dépasse deux des trois seuils ci-dessus, ou si elle contrôle ou est contrôlée par une autre entité (article L.233-3 du Code de commerce).

  • Pour les groupes de sociétés : Obligatoire si l’ensemble formé par la société mère et ses filiales dépasse deux des trois seuils suivants :

    • Total du bilan consolidé : 2 000 000 €

    • Chiffre d’affaires hors taxes consolidé : 4 000 000 €

    • Nombre moyen de salariés : 25

• Exigences spécifiques de la CNCJ : La Chambre Nationale des Commissaires de Justice peut imposer des audits spécifiques, notamment pour vérifier la conformité des logiciels utilisés pour la gestion des actes ou des fonds détenus pour le compte de tiers (comptabilité des dépôts). Dans ce cas, un commissaire aux comptes peut être requis pour garantir l’indépendance et la fiabilité de l’audit.

• Audit dans le cadre de la certification des comptes : Si l’office est soumis à l’audit légal des comptes, le commissaire aux comptes peut intégrer l’audit de conformité des logiciels dans sa mission, en vérifiant que les systèmes informatiques garantissent la fiabilité des données comptables et procédurales.

Cas où l’intervention est facultative :

• Les offices d’huissiers non soumis à l’audit légal (par exemple, petites SELARL en dessous des seuils ou offices individuels) peuvent faire appel à un commissaire aux comptes pour un audit volontaire de conformité des logiciels, afin de répondre à des exigences de la CNCJ, de partenaires, ou pour renforcer la confiance des clients.

• L’audit peut également être réalisé par d’autres professionnels (experts en informatique, consultants spécialisés), mais le recours à un commissaire aux comptes est privilégié pour garantir l’indépendance et le respect des normes professionnelles.

Obligations légales :

• Lorsqu’un commissaire aux comptes intervient dans une mission d’audit de conformité des logiciels, il doit respecter les règles déontologiques de la CNCC, notamment en matière d’indépendance et d’objectivité.

• Le rapport d’audit, lorsqu’il est réalisé dans le cadre d’une mission légale, est inclus dans le rapport général soumis aux organes de gouvernance ou à la CNCJ, selon les cas. Dans un cadre contractuel, le rapport est destiné aux responsables de l’office et n’est pas soumis à un dépôt obligatoire, sauf disposition contraire.

• L’audit doit respecter les réglementations applicables, notamment le RGPD pour la protection des données personnelles et les exigences de la CNCJ en matière de gestion des actes et des fonds.

Durée de la mission :
La mission d’audit de conformité des logiciels est généralement ponctuelle, mais peut être récurrente si elle s’inscrit dans un cadre légal ou dans une démarche de contrôle périodique imposée par la CNCJ. Dans le cadre d’un mandat de commissariat aux comptes, elle peut être intégrée au mandat de six exercices.

Chez Expérial Auditors, nous vous accompagnons dans l’audit de conformité des logiciels de votre office d’huissier de justice, qu’il s’agisse d’une obligation légale ou d’une démarche volontaire. Notre expertise garantit une analyse rigoureuse, sécurisée et conforme aux exigences réglementaires. Pour toute question sur vos obligations ou pour une mission adaptée à vos besoins, contactez-nous.